Augusztus második felében sok vállalat már a szeptemberi létszámbővítésre készül. Ilyenkor gyorsan kell elkészíteni, aláírni, átadni és megőrizni a munkaszerződéseket, munkaköri leírásokat, titoktartási nyilatkozatokat és más HR-dokumentumokat. Papíralapú ügyintézésnél a postázás, a személyes találkozók és a hiányzó aláírások késleltethetik a munkakezdést.

Aláírható elektronikusan a munkaszerződés?
A Munka törvénykönyve előírja, hogy a munkaszerződést írásba kell foglalni. Az írásbeliség elektronikus dokumentummal is teljesíthető, ha annak tartalma változatlanul visszaidézhető, továbbá azonosítható a nyilatkozattevő személye és a jognyilatkozat megtételének időpontja. Ehhez nem elegendő egy kézzel aláírt lap egyszerű beszkennelt másolata. Olyan elektronikus aláírási megoldásra van szükség, amely az aláírót a dokumentumhoz kapcsolja, és kimutathatóvá teszi az irat későbbi módosítását. A szerződésnek az aláírók azonosításához szükséges adatokat is tartalmaznia kell.

Hogyan használható együtt a DÁP és a FlintSign?
A munkavállaló magánszemélyként a Digitális Állampolgár mobilalkalmazás minősített elektronikus aláírásával írhatja alá a munkaszerződést. ADÁP-aláírás joghatása azonos a kézi aláíráséval, de kizárólag magánszemélyként használható. A munkáltató nevében eljáró ügyvezető vagy más képviseletre jogosult személy ezért nem írhat alá céges minőségben DÁP-pal; számára üzleti célra használható minősített elektronikus aláírásra, például FlintSignra van szükség.
A HR előkészítheti a dokumentumokat PDF-formátumban, majd a felek egymás után elektronikusan aláírhatják ugyanazt a fájlt. A digitálisan aláírt dokumentumot eredeti elektronikus formájában kell megőrizni. Kinyomtatás vagy szkennelés után az elektronikus aláírás hitelessége már nem ellenőrizhető az eredeti módon.

Gyorsabb és átláthatóbb HR-adminisztráció
A digitális beléptetés nemcsak a munkaszerződésre alkalmazható. Elektronikusan kezelhetők a tájékoztatók, eszközátadási iratok, adatkezelési dokumentumok és más belépési nyilatkozatok is. A folyamat csökkentheti a postázást és az adminisztrációt, gyorsíthatja a munkakezdést, és megkönnyítheti a visszakeresést.
A papírmentes HR-folyamat kialakításakor az aláírás mellett a kézbesítés igazolását, a jogosultságokat és a dokumentumok hosszú távú megőrzését is rendezni kell. Így a digitális beléptetés ellenőrizhető és biztonságos vállalati folyamattá válhat.